Fremtidens intranett
Intranett av i dag er ofte rene informasjonsportaler som gir de ansatte tilgang til (forhåpentligvis) oppdatert informasjon om alt fra HMS, organisasjon og rutiner til fagstoff og interne nyheter. Et mål for intranettet er ikke sjelden at det skal være virksomhetens mest sentrale informasjonskanal.
I tillegg er personsøk en vanlig ”killer app” og en viktig grunn til at intranettet får trafikk. En del har også fått inn funksjonalitet som arbeidsrom, kalendre og kurspåmelding.
Alt dette er vel og bra. Men et intranett kan være så mye mer. Trendene peker i retning av mer forretningskritiske og funksjonalitetsfylte intranett, hvor ord som effektivisering, kostnadsbesparelser, forretningsinnsikt, innovasjon og kunnskapsgenerering står i fokus.
Prosesser
Eksempelvis er prosesstøtte og -automatisering et lovende område. Her er det mange muligheter og historier fortelles om kraftig reduksjon i behandlingstider og/eller kost. Papirbaserte skjemaer vitner om mulige kandidater, samt også prosesser som involverer mange mennesker og skal gå gjennom mange ledd, og gjerne også hvor samme informasjon skal inn til mange forskjellige systemer. Og mens vi er i gang, hvorfor ikke prosesstøtte kombinert med interne sosiale medier? Kanskje ville det for eksempel være aktuelt å la mange ha mulighet til å kommentere en pågående prosess.
Dashboards
Et annet fokus er ”dashboards” hvor man får oppdatert informasjon om sentrale tall, oppgaver og annet for seg selv / sitt team / prosjektet/ e.a. Her er det mye som kan være interessant. Ser vi på individnivå kan det være slikt som status i prosjekter jeg deltar i, hvordan ligger jeg an i forhold til å oppfylle krav som er satt til meg, hva er mine oppgaver, hvordan ligger det an med prosesser som jeg er involvert i, hvor mange feriedager har jeg igjen, etc. En bedre informert arbeider vil normalt gjøre en bedre jobb.
Mobilitet
Med et samfunn hvor vi i større grad enn før jobber på andre steder enn på kontoret er det naturlig at mobilitet også er en kommende trend, og det er viktig å vurdere om dette er noe man bør tilrettelegge for. Flere og flere lager nå løsninger som gjør at de ansatte kan aksessere intranett fra mobilen.
Sosiale medier
I tillegg er sosiale medier noe som for alvor er på vei inn i bedriftene. I løpet av det siste året har mange fått øynene opp for viktigheten av tilstedeværelse og strategi for bruk av sosiale medier som Facebook, Twitter, LinkedIn og andre. Nå er linkende funksjonalitet på vei inn til innsiden av bedriftene. Fra at innhold på intranett i stor grad produseres av noen få personer går vi over til brukergenerert innhold. Dette kan blant annet gi store gevinster mht kunnskapsdeling, men kan selvfølgelig også by på utfordringer, for eksempel mht kvalitetssikring av innhold.
Og så noen interessante eksempler:
IDEOs intranett ”The Tube” er en suite av online verktøy som lar de vidt spredte ansatte samarbeide, dele kunnskap og inspirere hverandre som en integrert del av sine arbeidsprosesser. The Tube kombinerer sosiale nettverkssverktøy som blogger, wiki’er og real time skjermdeling med andre systemer som HR-databaser, e-post og annet. Innen 6 måneder hadde over 1.000 prosjektsider blitt opprettet, og blogging og bruk av wiki-sider hadde blitt vanlig.
SunGards intranett inneholder blant annet en funksjonalitet som kalles ”The SunGard Skills Matrix”. Noen utfordringer de hadde var å finne riktig person for en oppgave/et prosjekt og å vite om organisasjonen hadde riktig kompetanse for aktuelle nye initiativer som ble vurdert. Svaret ble en løsning som tillot brukerne å finne de rette menneskene gjennom funksjoner som tag clouds med kompetansestikkord og ratinger for personens kompetanse på ulike områder. Resultatet var at eksperter på ulike områder ble synlige for alle, det ble enklere å ha en strategisk tilnærming til kompetanseheving, samt at det ble mer fokus på risikohåndtering og med tanke på tilgjengelig kompetanse.
På AEPs intranett ”AEP Now” har de benyttet en gammel og god funksjonalitet på en litt ny måte, nemlig ”forslagskassen”. Denne forslagskassen benytter de til å se på reelle utfordringer som selskapet står overfor, med fokus på å avdekke mulige løsninger. Ledere i selskapet vil legge ut utfordringene, og så kan alle komme med forslag til mulige løsninger og rate andres ideer.
Ett av problemene som ble løst var en forretningsenhet som måtte spare $1,7 millioner i løpet av det følgende året. Av de ideene som kom inn ble 10 valgt, med estimert spareverdi på til sammen 4 millioner – altså mye mer enn det opprinnelige målet.
I følge AEP hadde de i løpet av noen måneder etter at denne funksjonaliteten ble lansert identifisert $8 millioner i mulige sparings-/verdiøkningstiltak.
